Где деньги?

Клиентов много, продажи идут хорошо, но денег нет!

К нам часто обращаются руководители и собственники бизнеса с таким запросом.

Для начала мы просим определиться: нет денег или нет прибыли?

В чем разница:

• Если нет денег – значит нарушены правила движения денежных средств
• Если нет прибыли, то нужно разбираться со структурой доходов и расходов.

Правила движения денежных средств

Основные 6 правила по управлению денежным потоком:

• Составляйте план на год, квартал и месяц.

То есть нужно понимать сколько ожидается поступлений и сколько мы денег мы можем направить на закуп товаров, когда будем выдавать зарплату и платить аренду, на инвестиционные проекты. Если ожидается наличие излишней массы денег – нужно продумать инвестиционные возможности, если ожидаете уменьшение денежного потока – нужно своевременно получить кредит, чтобы не останавливать деятельность компании;

• Получайте оплату от клиентов своевременно и следите за дебиторской задолженностью.

Иногда чтобы не потерять клиента мы можем дать слишком длительную отсрочку платежа, чтобы не раздражать клиента боимся лишний раз напомнить о дебиторской задолженности и в результате остаемся без денег, не можем оплатить текущие расходы;

• Откажитесь от слишком больших авансов поставщикам, от покупок ненужных больших партий товаров.

Бывает, что поставщик предлагает привлекательные условия, если вы оплачиваете авансом за товары и услуги или если покупаете большую партию. Трезво оцените, насколько для вас это выгодно, нужен ли вам такой запас товаров, тем более их тоже надо где-то хранить;

• Анализируйте плановый и фактический денежный поток в разрезе видов деятельности, категорий товаров и услуг.

Возможна ситуация, когда денежную массу в основном генерирует один вид деятельности, а существенных вливаний требует другой. И тогда возникает дисбаланс.

• Перестаньте смешивать личные деньги с деньгами компании.

Для собственников бизнеса, которые также занимаются и управлением этого бизнеса часто стирается граница между личными и корпоративными деньгами и другими активами. Если не хватает денег в компании на закуп, деньги приносятся из дома. Или, наоборот, со счета компании деньги уходят на личные нужды собственника. И из-за этих ситуаций сложно правильно спланировать денежный поток.

• Контролируйте фактическое движение денег, хотя бы периодически.

Деньги – один из самых больших соблазнов для людей, особенно если к ним есть бесконтрольный доступ. Периодически проверяйте выписки банка, кассовые документы, выписки по корпоративным картам, чтобы избежать кражи и мошенничества со стороны персонала.

Финансовый результат: доходы и расходы

Для того, чтобы была прибыли доходы должны быть больше, чем расходы. Это всем известное правило. Тогда почему возникают ситуации, когда продажи идут активно, но прибыли нет?

6 часто встречающихся причин:

• Ценообразование

Возможно, мы ошибаемся в расчетах, когда считаем цену за наши товары и услуги. Наценка должна покрывать наши текущие ежемесячные расходы и + чистая прибыль. Однако в некоторых случаях не берутся в расчет текущие расходы и у руководителя возникает иллюзия, что компания зарабатывает.

Чтобы правильно рассчитать цену продажи товаров и услуг начните с расчета точки безубыточности.

• Прибыльные и убыточные продукты и услуги

Большинство компаний предоставляют больше одного-двух видов товаров и услуг. И вполне обычная ситуация, когда 2-3 товара приносит прибыль, а другие 4-5 не приносят прибыли или даже убыточны. В некоторых случаях это оправдано стратегией продаж, бизнес-моделью. Но если компания не приносит прибыли, возможно, имеет смысл пересмотреть стратегию.

Чтобы проанализировать прибыльность каждого продукта и услуги соберите отдельно доходы и расходы по каждому виду, проанализируйте доходность в процентах на единицу и в общей доле реализации.

• Ненужные и сверхнормативные расходы

Когда компания успешно развивается появляется соблазн покупать товары и услуги, напрямую не влияющие на деятельность компании. Чаще всего начинается с покупки дорогой мебели в офис, участие в ненужных мероприятиях и тд.

Чтобы оптимизировать расходы проанализируйте насколько они влияют на бизнес-процессы. Конечно, часть из них необходима для комфортной обстановки в коллективе и на рабочем месте, для поддержания имиджа компании. Но их можно привязать к каким-либо показателям. Например, сумму на корпоративные мероприятия привязать к проценту от чистой прибыли.

• Контроль активов

Активы компании — это не только деньги, но и оборудование, мебель и оргтехника, товарные запасы, дебиторская задолженности, инвестиции.

Если в компании нет контроля активов, то могут возникнуть ситуации, когда актив пропал или им не пользуются и соответственно он не приносит прибыли, инвестиции вложены не очень удачно, по дебиторской задолженности не ведутся активные действия и тд.

Чтобы усилить контроль над активами необходимо на периодической основе проводить инвентаризацию активов и работать с ее результатами: продавать ненужные активы, уменьшать размер дебиторской задолженности.

• Контроль обязательств

Когда мы начинаем вести бизнес у нас возникают обязательства перед клиентами, перед поставщиками, перед сотрудниками, перед налоговыми и контролирующими органами.

Часто из-за нарушений обязательств мы теряем деньги: своевременно не погасили кредит – набежали штрафные проценты, не полностью выполнили работу для клиента – заплатили неустойку.

Чтобы избежать расходов такого рода нам необходимо создать карты процесса, инструкции, назначить ответственных лиц. С помощью внутренних регламентов мы сможем контролировать узкие места.

• Автоматизация бизнес-процессов

Следить за изменениями на рынке, за появлением альтернативных или новых методах работы – одна из важнейших задач руководителя. Ежегодно появляются возможности автоматизации бизнес-процессов, которые могут сократить расходы, увеличить эффективность.

Отказ от автоматизации может привести не только к снижению прибыли, но и в целом устареванию бизнеса.

Наличие денежных средств и прибыли в компании – показатель эффективного планирования и управления бизнесом. И мечта каждого собственника бизнеса.