Почему собственнику важно проводить инвентаризацию активов

Каждый сезон хозяйки проводят ревизию дома: перебирают шкафы, сортируют вещи, что-то выкидывают, что-то отдают, а что-то записывают в список покупок. Это обычная домашняя инвентаризация. И бизнесу такая ревизия тоже необходима — причём регулярная.

Пока руководитель сосредоточен на росте продаж, клиентах, найме сотрудников и других «больших» задачах, часть активов может тихо теряться, портиться или выходить из строя. Это незаметно, пока не начинается проверка. А когда всё вскрывается — оказывается, что деньги компании буквально «рассосались».

Инвентаризация — это способ взглянуть на бизнес трезво и честно. Не по отчётам, а по факту.

Почему инвентаризация необходима

Многие руководители считают: если бухгалтерия ведётся — значит, всё под контролем. Но бухгалтерия — это фиксация операций. Она показывает, что было оплачено, закуплено, списано, передано. Но она не отвечает за то, что на самом деле находится у вас на складе, в офисе, у сотрудников.

В учёте может числиться товар, которого давно нет. Или оборудование, которое сломано. Или инвестиция, которая уже не приносит пользы, но по-прежнему стоит на балансе.

Инвентаризация — это про реальные вещи, про состояние активов и их полезность для бизнеса. Это не просто пересчёт. Это управленческий инструмент.

Что стоит проверять и какие управленческие решения принимать

Инвентаризация — это не просто пересчёт имущества. Это глубокая и осознанная проверка: что у вас есть, в каком это состоянии, и какую пользу бизнесу приносит. А главное — какие управленческие действия нужно принять по итогам этой проверки.

Первое, на что стоит обратить внимание — техника и оборудование. Компьютеры, принтеры, телефоны, станки, спецтехника — всё это может числиться в учёте, но по факту не работать, быть утерянным, переданным бывшему сотруднику или просто пылиться в углу. Здесь важно не только подтвердить наличие, но и оценить техническое состояние. Иногда проще купить новое оборудование, чем тратить ресурсы на поддержание неработающего. Бывает и наоборот — оборудование в хорошем состоянии, но его никто не использует. В этом случае можно подумать о продаже, аренде или передаче в другое подразделение.

Следующий важный блок — товары и материалы. Здесь часто всплывают залежавшиеся позиции, устаревшие партии, просроченный срок годности, испорченная упаковка. Формально товар числится на складе, а по факту его уже не продашь. Проверка остатков помогает не просто увидеть реальную картину, но и принять решения: провести акцию, уценку, перераспределить запасы между филиалами, избавиться от «мёртвых» остатков. Это позволяет освободить склад, вернуть деньги в оборот и не платить лишние налоги на имущество.

Касса и счета — ещё одна зона, требующая регулярной ревизии. Особенно если у вас несколько точек продаж или работают доверенные сотрудники. Инвентаризация помогает выявить несоответствия, установить кассовую дисциплину и навести порядок в движении наличных. По результатам такой проверки стоит пересмотреть доступы к кассе, ужесточить отчётность, либо перевести часть операций в безналичную форму.

Документы, печати, ключи, ЭЦП, доверенности — это зона управленческого риска, особенно при частой смене сотрудников. После увольнения кого-то из ключевых сотрудников нередко остаются действующие электронные подписи, открытые доступы или неотозванные доверенности. Здесь важно не только провести физическую проверку, но и привести всё в соответствие: кто имеет право подписи, кто контролирует юридически значимые действия, какие документы требуют аннулирования. Это вопрос безопасности и контроля над управлением компанией.

Долги — ещё один актив, который требует оценки. Иногда в учёте «висит» дебиторская задолженность, которую никто не пытается вернуть. Или кредиторская задолженность, которую забыли закрыть, но она продолжает расти. По итогам инвентаризации нужно определить: какие долги стоит вернуть, где можно вести переговоры о реструктуризации, что можно списать как безнадёжное. Актуализация расчётов помогает снизить искажение отчётности и повысить управляемость денежными потоками.

И наконец — инвестиции. Это та зона, которая выглядит «умной» в отчётах, но в реальности может оказывать давление на бизнес. Деньги компании могут быть вложены в сторонние проекты, недвижимость, оборудование или займы, но часто не приносят ожидаемой отдачи. Инвентаризация позволяет задать честный вопрос: стоит ли эта инвестиция своих ресурсов? Возможно, пора принять решение о продаже, возврате средств или полном отказе от участия. Потому что инвестиция без отдачи — это не актив, а балласт.

Как часто проводить инвентаризацию

• Склад и касса — раз в квартал
• Оборудование — не реже одного раза в год
• Документы и доверенности — при каждом увольнении сотрудника
• Долги и инвестиции — минимум раз в полгода

Как это влияет на прибыль

• Активы, которых нет — это деньги, которых тоже нет
• Запасы, которые не двигаются — это замороженные средства
• Техника, которая не работает — это постоянные расходы
• Инвестиции без отдачи — это красиво оформленные убытки

Нельзя построить грамотную финансовую модель, если вы не знаете, чем на самом деле располагаете.

Итог

Инвентаризация — это не рутинная формальность и не задача только для бухгалтера. Это инструмент руководителя, чтобы понять, на чём стоит его бизнес.
Не нужно её бояться. Как и в случае с генеральной уборкой: сначала страшно, потом приятно. А главное — становится ясно, где вы находитесь и куда двигаться дальше.

Если не получается всё проверить самостоятельно — приходите на консультацию в Yaran Consulting.
Мы поможем выстроить процесс, навести порядок и принять точные решения, основанные на фактах, а не на ощущениях.