Оптимизация расходов: 7 маленьких шагов

На семинарах и консультациях часто спрашивают: а почему маленькие шаги?

Отказаться сразу от всего, сократить все расходы  – сложно, да и не всегда нужно. Что немаловажно сотрудники могут оказать сопротивление, если перемены будут слишком серьезными.

При маленьких шагах вы будете постоянно получать результат, которые будет заметен всем и процесс пройдет менее болезненно.

В нашей компании мы используем 7 инструментов оптимизации, в которых задействован каждый член команды.

Инструмент 1 Консультация специалиста

Под специалистом в этом случае подразумевается, как специалист вашей компании, так и сторонняя компания.  После анализа бизнес процессов специалист может дать предложение, которое можно легко реализовать и сократить расходы.

Например, можно проконсультироваться с аудитором по вопросу оптимизации налогообложения. Возможно, вы не пользовались льготами, не вступили в какую-либо программу. Самый простой пример: сейчас выгодно заключить договор на выполнение работ с самозанятым, так как меньше налоговая нагрузка.

Инструмент 2 Обсуждение с командой

Обсуждение путей сокращения расходов с сотрудниками даст хороший результат, так как они находятся постоянно в процессе и могут подсказать, на что вы тратите больше всего времени или денег. Самые лучшие идеи я получала именно от сотрудников.

Например, лет 6-7 назад сотрудники ездили в налоговые органы для подачи документов самостоятельно и для экономии времени мы оплачивали такси. Сотрудники предложить нанять курьера, это сэкономило не только деньги, но и время сотрудников. Ведь стоимость часа работы бухгалтера и курьера существенно различаются.

Инструмент 3 Анализ поставщиков

Периодически анализируйте поставщиков товаров и услуг. Каждый год на рынке появляются десятки новых компаний, предлагающих свой продукт, аналогичный тому, что вы заказываете.

Если вы достаточно крупный заказчик – имеет смысл объявить тендер. Если вы берете небольшой объем, можете провести его самостоятельно, просмотрев прайс листы.

Например, у нас тарифы на сотовую связь не менялись с 2012года, недавно мы посмотрели тарифы сотового оператора и обнаружили, что существуют пакеты намного выгоднее и удобнее. Учитывая количество подключенных номеров, сумма сэкономленных денег – была приятной неожиданностью.

Инструмент 4 Встречайтесь со старыми клиентами

Часто именно старые клиенты могут вам подсказать, как их лучше обслуживать и возможно даже подскажут как сделать это дешевле. Кстати в этом случае получите не только рекомендации клиентов, но и повысите лояльность клиентов.

Например, одни из клиентов пожаловался, что ему не хватает консультаций по экспортно-импортным операциям, и он не знает хорошего специалиста или компанию. Мы нашли крутого специалиста, заключили с ним партнерское соглашение и теперь все наши клиенты имеют возможность получать консультации проверенного и надежного эксперта.

Инструмент 5 Перераспределение бюджетов

Если вы планируете расходы, создаете бюджеты – попробуйте изменить финансирование бюджетов. То есть запланируйте расходы исходя из других доходов.

Например, мы ежегодно проводим 3-4 корпоративных мероприятия. И во многом место проведения, размах и частота зависят от финансового результата в целом. Но пару лет назад мы решили поставить эксперимент и договорились, что на проведение мероприятий будет отчисляться определенный процент от дохода самого слабого направления. И сотрудники уже сами будут решать где и сколько раз проводить мероприятия.

Эффект был интересным: во-первых увеличился доход от этого направления, во-вторых корпоративы стали дешевле и чаще, а сотрудники счастливее.

Инструмент 6 Автоматизация

Проанализируйте все бизнес процессы. Возможно какой-то процесс можно сделать автоматизированным полностью или частично. Это позволит экономить время, а значит и деньги.

Например, можно перейти на электронные счета-фактуры. Вам уже не нужно будет ездить к контрагентам, подписывать документы или ждать пока будет на месте ответственное лицо. Просто выставляете счет-фактуру, и контрагент ее подписывает со своей стороны.

Инструмент 7 Делитесь расходами

В небольших компаниях часто некоторые услуги или товары нужны периодически, то есть не каждый день или не весь рабочий день. Предложите клиентам, партнерам разделить такие расходы.

Например, вам не нужны услуги офис-менеджера или HR специалиста каждый день. Объединившись с другими 2-3 компаниями вы сможете сократить свои расходы и нанять более профессионального специалиста.