Для чего нужна счет-фактура

Каждое утро в нашей компании начинается с проверки поступивших счетов-фактур от поставщиков и проверки подписали ли клиенты выставленные нами счета-фактуры. Эта процедура может казаться рутинной, но на самом деле она крайне важна.

Почему так важны счета-фактуры

На основании Положения «О формах счетов-фактуры и порядке их заполнения, представления и приема» (ПКМ №489 от 14.08.2020г), счет-фактура является документом, удостоверяющим фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Этот документ оформляется продавцом (поставщиком) товаров (услуг) по строго установленному образцу и обязателен для предоставления в соответствии с Налоговым кодексом Республики Узбекистан.

Счет-фактура служит нескольким важным целям:

• Подтверждение факта сделки: подписанный счет-фактура подтверждает, что услуга была оказана или товар был отгружен.
• Право на признание дохода: продавец имеет право признать доход на основании подписанного счета-фактуры.
• Учет авансов: продавец может учесть аванс в счет проданных товаров или оказанных услуг.
• Требование оплаты: счет-фактура дает право требовать оплату за товары или услуги.

Пример из практики

Рассмотрим ситуацию на примере рекламной компании. Представьте, что рекламная компания получила аванс в размере 90 млн сум на разработку брендбука, создание трех видеороликов и написание пяти текстов. Эти услуги должны быть оказаны в течение 60 календарных дней.

В течение первых 30 дней компания разработала брендбук и создала два видеоролика, которые были одобрены клиентом, а это примерно работы на 50 млн сум. Руководитель компании решил поощрить команду за отличную работу, выдав премии и устроив корпоратив.

После корпоратива команда продолжила работу над оставшимися задачами. Однако клиент нашел другую компанию, которая предложила выполнить оставшуюся работу за 20 млн сум, и решил расторгнуть контракт.

Проблема возникла из-за того, что счет-фактура на создание брендбука и двух видеороликов не была подписана. В результате рекламная компания была вынуждена вернуть предоплату в полном размере и признать убытки на сумму заработной платы, премий и затрат на корпоратив.

Рекомендации

Чтобы избежать подобных ситуаций и эффективно управлять своими финансовыми документами, следуйте этим рекомендациям:

• Всегда оформляйте и подписывайте счета-фактуры. Не откладывайте оформление счетов-фактур. Подписанный документ защищает ваши права и подтверждает факт выполнения работ или поставки товаров.
• Систематизируйте документооборот. Убедитесь, что у вас есть четкий и эффективный процесс обработки счетов-фактур. Регулярно проверяйте, что все поступившие и выставленные документы правильно оформлены и подписаны.
• Контролируйте этапы выполнения работ. Следите за выполнением всех этапов работ и своевременно фиксируйте их в счетах-фактурах. Это поможет избежать недоразумений и финансовых потерь, особенно есть контракт дорогой и долгосрочный.
• Обучайте сотрудников. Проведите обучение для своих сотрудников, чтобы они понимали важность счетов-фактур и знали, как правильно их оформлять и обрабатывать.

Следуя этим простым рекомендациям, вы сможете значительно улучшить управление финансовыми документами в вашей компании и избежать множества потенциальных проблем.