10 шагов для безболезненного переезда офиса

как переехать в новый офис

За последние 3 года мы переезжаем уже второй раз. В первом офисе мы сидели до последнего, пока могли уместиться, во втором офисе — ровно два года.

Я люблю шутить, что мы теперь каждые 2 года переезжаем на одну остановку ближе к центру.

Наверное, не бывает совсем безболезненного переезда, но можно минимизировать неудобства и расходы. Для этого нужно составить хороший план. В этому году при переезде у нас уже был опыт и было намного легче чем в первый раз.

План

  1. Найти новый офис;
  2. Морально подготовить команду к переезду;
  3. Сделать план с распределением задач;
  4. Договориться с новым арендодателем о графике переезда;
  5. Сделать планировку и рассадку в новом офисе;
  6. Провести сеть и интернет;
  7. Провести инвентаризацию и выбросить хлам;
  8. Заказать необходимую мебель и орг технику;
  9. Нанять перевозчиков и грузчиков;
  10. Переехать!

Найти новый офис

Мы думали о переезде в бизнес центр уже около года, так как были недовольны тем, что в офисе на первом этаже жилого дома есть масса недостатков:

Много времени уходит на решение коммунальных и бытовых вопросов: течет кран, отключили электричество, холодно/жарко, ЖЭК и махалля постоянно просят оплатить какие-либо расходы;

Много денег уходит на обустройство офиса: кондиционеры, лампочки, ремонт.

Мы искали новый офис по нескольким параметрам:

Расположение – поближе к центру;

Хорошая транспортная развязка, чтобы было удобно сотрудникам;

Хорошая парковка, чтобы было удобно клиентам.

И вот наконец-то нашли офис место с хорошей квадратурой, ценой и расположением!

Морально подготовить команду к переезду

Переезд – стресс для всех: руководителя, клиентов и сотрудников. Поэтому необходимо подготовить команду, рассказать о преимуществах переезда.

Наша команда была готова давно. А когда коллеги посмотрели офис и расположение – все были в восторге, начали составлять планы. И благодаря поддержке коллег – все прошло отлично.

Сделать план с распределением задач

При переезде возникает множество мелких задач. Их можно разделить на до, во время и после переезда. Например, до переезда нужно продумать во что упаковать все, а после переезда – подать сведения в ГНИ о смене адресе.

Мы записали все маленькие и большие задачи, поставили сроки и ответственных лиц.

Договориться с новым арендодателем о графике переезда

В новым арендодателем мы договорились о графике:

На подготовку мы взяли 10 дней, чтобы успеть провести интернет и сеть, заказать мебель, ну и в целом подготовиться;

В день переезда договорились, что будет открыт грузовой лифт, доступ в бизнес центр для грузчиков.

Сделать планировку и рассадку в новом офисе

Это будет очень полезно, чтобы понимать:

Сможем ли разместится таким образом, чтобы не мешать друг другу;

Хватит ли нам мебели и орг техники;

Как провести сеть и нужны ли дополнительные электрические розетки.

Провести сеть и интернет

В новом месте возможно вам понадобится новый провайдер. Так как мы в течение 6 лет пользовались услугами местного провайдера, для нас переход был обязательным.

Прозвонили нескольким провайдерам, уточнили цены, условия. В конечном итоге выбрали «SalomTeleсom». Что нам понравилось:

  • Представитель компании приехал на встречу в тот же день;
  • Гибкие цены;
  • Подключение в течение 3х дней.

О нашей сети и оргтехнике уже 7й год заботится компания «Axborot Business». Специалист приехал, посмотрел рассадку, планировку офиса. И до нашего переезда уже был проведен интернет, подготовлена сеть. А в день переезда – все сразу же было подключено.

Провести инвентаризацию и выбросить хлам

Это была одна из самых сложных задач. Все-таки тяжело расставаться даже с ненужными вещами, если они хранят какую-то историю, воспоминание о событиях.

Постарайтесь оставить только то, что действительно нужно, беспощадно выкидывайте ненужное барахло! Или продайте его.

Заказать необходимую мебель и оргтехнику

В новом офисе скорее всего у вас будет другая рассадка и обычно требуется другая мебель, дополнительная орг техника. Особенно, если вы хорошо поработали над предыдущим пунктом.

Рекомендую заказать все заранее, чтобы к моменту переезда – уже все было готово.

Нанять перевозчиков и грузчиков

Переезжаем мы не часто, поэтому проверенных компаний у нас не было. Нашли компанию «Express Business Resource» в интернете. Что понравилось:

  • Представитель приехал для оценки объема работ в течении дня;
  • Аккуратные и вежливые грузчики;
  • У грузчиков были с собой необходимые инструменты, даже упаковка для мебели;
  • Грузчики приехали вовремя, и сам переезд занял вместо заявленных 6 часов – только 4.

Переехать!

Это очень волнительный момент, ведь никогда не знаешь будет ли лучше на новом месте. И для принятия окончательного решения о переезда нужно просто решить: все, переезжаем!

26.08.2019