Зарплата и кадры

payroll

В международной практике уже около 70% американских и европейских компаний передали ведение участка зарплаты на аутсорсинг  (payroll).

На малых предприятиях расчет заработной платы, как правило, осуществляет главный (он же единственный) бухгалтер или бухгалтер по расчету заработной платы, в крупных холдинговых структурах для этого организуют целые отделы.

Однако все больше компаний среднего и крупного бизнеса обращаются в бухгалтерские компании, оказывающие услуги по расчету заработной платы (то есть переходят на аутсорсинг расчета заработной платы). Причин для этого несколько.

Во-первых, не всегда легко найти даже одного хорошего бухгалтера по расчету заработной платы, не говоря уже о нескольких, во-вторых, участок расчета заработной платы наименее связан с другими участками бухгалтерии, его легко выделить и передать на обслуживание специализированным организациям. В-третьих, в расчет зарплаты, в расчет налогов по заработной плате законодатели постоянно вносят те или иные изменения, в-четвертых, многие компании хотят обеспечить максимальную конфиденциальность данных по расчету зарплаты. Поэтому проще заказать услуги по расчету заработной платы у специалистов в этой области, то есть перейти на аутсорсинг расчета заработной платы.

Национальные компании в основном прибегают к аутсорсинговым компаниям в случае, если:

компания только вышла на рынок, еще не имеет опыта ведения основных бизнес-процессов, общения с контролирующими органами;

небольшая компания, которой не выгодно содержать отдел бухгалтерии и кадров в штате;

имеет большую территориальную разбросанность своих филиалов (представительств);

сложная система расчета заработной платы.

При организации учета заработной платы и расчетов с персоналом следует иметь ввиду следующие преимущества аутсорсинга:

если оборот компании, а соответственно и количество сотрудников, снижается, то и стоимость услуг пропорционально снижается;

отсутствует необходимость в повышение квалификации бухгалтера, обеспечения его профессиональной периодичной литературой;

сокращаются расходы на оплату труда и содержание рабочего места сотрудника по расчету заработной платы, выплате ему отпускных, больничных и других социальных начислений;

сокращение затрат на покупку и содержание учетной системы;

если бухгалтер заболеет или уйдет в отпуск, компания всегда предоставит другого сотрудника, который продолжит работу;

компания-исполнитель берет на себя материальную ответственность за качество выполненной работы.

Ведение учета на участке «Заработная плата» предусматривает:

расчет заработной платы штатных и внештатных сотрудников с учетом всех видов начислений: расчет больничных, декретных и отпускных;

расчет налогов и отчислений по  заработной плате, расчет социальных взносов от ФОТ (фонд оплаты труда);

подготовка расчетных документов — расчетная ведомость, табель учета рабочего времени, ведомость на выдачу заработной платы;

формирование и сдача налоговых отчетов;

периодические сверки с налоговой инспекцией.

Многолетний опыт наших специалистов, экспертов показывает, что самостоятельно (без соответствующей подготовки) справиться с такими задачами, как ведение расчета заработной платы, подготовка и сдача отчетности, правильный учет зарплатных налогов, ликвидация ошибок в расчете зарплаты, очень трудно. Для этого требуется высокая квалификация, наличие специальной информационной (учетной) системы (программы), знание всех нормативных и законодательных актов и много времени. Поэтому лучше передать этот участок учета аутсорсинговой компании сразу же, как только вы почувствовали, что не осилите ведение данного направления бухгалтерии.

Заключив договор с компанией, оказывающей услуги по расчету заработной платы (payroll), Вы перекладывает риски неверного расчета на компанию-аутсорсера, который в случае обнаружения нарушений контролирующими органами оплатит предъявленные штрафы и пени за свой счет.

Расчет заработной платы, осуществляемый сторонней организацией, позволит Вам сохранить конфиденциальность условий трудовых договоров. Доступ к информации не будут иметь даже сотрудники Вашей бухгалтерии.

Специалисты аутсорсинговой организации станут для вас незаменимыми помощниками: вы сможете в любое время получить советы, рекомендации, консультации по всем интересующим вопросам.

Кадровый учет

Кадровый учет является неотъемлемой частью учета любой компании, даже самой небольшой.

Для грамотного ведения кадрового учета необходимо профессиональное знание трудового права, форм кадровых документов, иметь практический опыт работы в области кадрового делопроизводства и отслеживать все изменения трудового законодательства.

Существует несколько способов организовать ведение кадрового учета, которые стали наиболее распространены:

создать кадровую службу или нанять кадрового специалиста в свою организацию;

передать ведение кадрового учета кадровику, которого посоветовали, заключив с ним гражданско-правовой договор или вообще не оформляя с ним отношений;

доверить ведение кадрового учета бухгалтеру или секретарю, хорошо работающему с документами;

передать ведение кадрового учета аутсорсинговой компании, специализирующейся в области кадрового делопроизводства.

Документы, необходимые вне зависимости от наличия сотрудников (внутренние нормативные акты):

Правила внутреннего трудового распорядка, утвержденные генеральным директором;

Положение об оплате труда, премировании, утвержденные генеральным директором;

Должностные инструкции сотрудников, утвержденные генеральным директором;

Положение о коммерческой тайне, утвержденные генеральным директором.

Документы, необходимые в случае приема и наличия штатных сотрудников (документы по личному составу):

Приказ о приема сотрудника;

Приказ о переводе сотрудника на другую должность, в другой отдел;

Приказ о прекращении трудового договора с работником;

Приказ о предоставлении отпуска;

Трудовые книжки;

Трудовые договора (можно заполнить по своей внутренней утвержденной форме);

Личная карточка сотрудника;

Табель учета рабочего времени;

Штатное расписание;

График отпусков;

Командировочные удостоверения;

А так же в случае необходимости необходимо оформлять листки нетрудоспособности, расчетные ведомости, расчетно-платежные ведомости, записка-расчет о предоставлении отпуска, расчетные листки на выплату заработной платы, а так же все личные заявления сотрудников.

Многие владельцы бизнеса считают, что ведение кадрового учета является не первостепенной задачей, уделяя внимание только бухгалтерскому учету в компании. Однако отсутствие кадрового учета как влечет наложение административного штрафа.