#4 БЕСЕДЫ С ШАХЛО АБЗАЛОВОЙ (РАДИО ТАШКЕНТ): КОРПОРАТИВНАЯ ПЛАСТИКОВАЯ КАРТА

пластиковая карта

Шахло:

Несмотря на то, что пластиковые карты вошли в наш обиход совсем недавно: они прекрасно вписываются в нашу современную жизнь.

Положение о порядке использования корпоративных банковских карт в национальной валюте юридическими лицами было зарегистрировано в Министерстве Юстиции РУз в 2005г, то есть уже 10 лет предприниматели имеют возможность воспользоваться всеми преимуществами «корпоративки». Однако, не смотря на десятилетнюю историю использования корпоративных банковских карт, споры вокруг правильности или неправильности расходования денежных средств все еще не затихают.

Так на что можно и нельзя расходовать денежные средства компании с корпоративной карты?

Евгения:

Если делить все платежи на правильные и неправильные, то:

Правильные платежи – все платежи, которые производятся в пользу предприятия, такие как покупка канцтоваров для офиса, заправка служебных автомобилей. Я особо отмечаю определение «в пользу предприятия», так в аудиторской практике очень часто встречаю оплату личных расходов держателей (материально-ответственных лиц) карты. Как правило, самыми «злостными нарушителями» Положения являются руководители или собственники предприятий. Аргументация данных расходов очень простая – «это и так мои деньги, трачу как хочу».

В целом да, все активы принадлежат в конечном итоге акционерам и собственникам предприятия, однако не стоит забывать о налогообложении по неправильным платежам с корпоративной карты.

Не правильные платежи — это покупки с помощью корпоративных карт для личных нужд для руководства и собственников предприятия – являются доходом физических лиц, и, следовательно, подлежат налогообложению.

Часто мы рекомендуем руководству предприятия утвердить список «разрешенных» расходов в соответствие с законодательством, и ознакомить сотрудников с этим списком. Это позволит предупредить нарушения изначально.

Шахло:

Расскажите несколько примеров?

Евгения:

Оплата расходов по обедам или ужинам в ресторанах. Обычно руководство сообщает, что проводился обед с потенциальными клиентами или партнерами. Согласна, такие расходы вполне логичны для бизнеса в целом, однако также необходимы и подтверждающие документы: приказ на проведение данной встречи с указанием цели встречи, отчет о проведенной встрече, чеки и расшифровки со стороны ресторана. Особого внимания заслуживают случаи, когда держатель карты утверждает, что обедал с потенциальным клиентом, в то время как в расшифровке к чеку указано:  плов – 1 порция, салат – 1 порция. Напрашивается вопрос: кто-то ел, а кто-то смотрел?

Или, например, оплата за интернет дома у руководителя. Аргументация аналогичная – использую интернет дома в нерабочее время для нужд бизнеса. Можно допустить и такое, но где документы, подтверждающее разрешение использования денег предприятия на данные нужды, где расчет заработной платы за сверхурочные часы?

Данные расходы без соответствующей аргументации и подтверждающих документов будут включены в доход держателя карты, и соответственно, будет удержан налог на доходы физических лиц.

Безусловно, пользоваться корпоративной банковской картой удобно: круглосуточный доступ к денежным средствам компании, быстрота проведения оплат, но во избежание нарушений законодательства не забывайте перечитывать нормативно-правовые акты и советоваться со своим бухгалтером или аудитором!

Шахло:

Кому рекомендуется доверить корпоративную карту?

Евгения:

Держатель корпоративной банковской карты в любом случае — юридическое лицо.  Юридическое лицо может уполномочить в качестве держателя банковской карты любого своего сотрудника сотрудника, заключившего с ним договор о полной материальной ответственности.

Шахло:

Может ли быть на предприятии несколько корпоративных пластиковых карт?

Евгения:

Да, конечно может быть несколько. Очень часто руководители разделяют карты или по сотрудникам или по видам покупок. Например, один из сотрудников часто уезжает в командировки – ему одну карту, а для покупки канцтоваров и ГСМ – вторую карту.

Шахло:

Как должно отчитаться материально-ответственное лицо за использование денежных средств?

Евгения:

  • Держатель корпоративной банковской карты обязан не позднее 10 дней со дня получения под отчет корпоративной банковской карты представлять в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных посредством корпоративной банковской карты средствах.
  • При использовании корпоративной банковской карты для оплаты командировочных расходов держатель корпоративной банковской карты обязан в установленный законодательством срок после возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных посредством корпоративной банковской карты суммах.

При оплате корпоративной банковской картой командировочных расходов оригиналы квитанций терминалов и другие документы, имеющие соответствующие реквизиты, установленные законодательством, служат в качестве отчетных документов для бухгалтерии юридического лица, представляемых в соответствии с Инструкцией «О служебных командировках в пределах Республики Узбекистан»

  • При оплате корпоративной банковской картой других расходов в качестве отчетных документов служат оригиналы квитанций терминалов с приложением счетов и квитанций об оказанных услугах соответствующими предприятиями торговли и сервиса с проставлением штампа «оплачено» и подписью работника, принявшего оплату через терминал.
  • При осуществлении оплаты посредством корпоративной карты за товары для хозяйственных нужд мелким оптом в качестве отчетных документов служат оригиналы квитанций терминалов с приложением товарных счетов и другой документации в соответствии с законодательством.

Шахло:

Какие наиболее часто встречающиеся нарушения при использовании корпоративных пластиковых карт?

Евгения:

  • Не допускается зачисление на корпоративную банковскую карту заработной платы и приравненных к ней выплат, пенсий, пособий, стипендий и дивидендов, подлежащих выплате держателю. Также не допускается выдача наличных денежных средств по корпоративным банковским картам.
  • Оплата собственных нужд картодержателя.
  • Оплата чужих расходов, то есть расходов третьих лиц. Часто бывает, когда в группе несколько компаний.
  • Непредоставление отчетов.

Шахло:

Есть ли какие-либо особенности при использовании корпаративных пластиковых карт?

Евгения:

Безусловно есть. Например:

  • Предприятия общественного питания вправе приобретать по корпоративной пластиковой карточке алкогольную продукцию и табачные изделия. Расход снятых с нее денежных средств следует подтверждать документами: слипами, квитанциями электронного терминала с приложением счетов, с проставлением штампа «Оплачено» и подписью работника магазина, принявшего оплату через терминал. Подотчетное лицо должно представить отчет в бухгалтерию об использовании средств с пластиковой карточки с указанием наименований приобретенных товаров и их стоимости в сроки, установленные приказом руководителя. К отчету прилагаются подтверждающие документы.
  • Покупка подарков сотрудникам. Очень часто на предприятиях руководство принимает решение о покупке подарков в каким-либо датам: новый год, 8 марта, дни рождения и т.д. Часто подарки приобретают с использованием КПК. Оформление покупок ничем не отличаются от покупки обычных товарно-материальных ценностей, однако очень часто забывают, что согласно Налоговому кодексу, не подлежат налогообложению подарки в натуральной форме работникам, полученные от юридического лица стоимостью до 6-кратного размера минимальной заработной платы в течение налогового периода.
  • Представительские расходы. Эти расходы должны быть целевыми и, как любой другой расход, заранее спланированы. Установленных законодательством форм по оформлению представительских расходов нет, поэтому целесообразнее предприятию самостоятельно утвердить внутренние формы отчетности по представительским расходам. К примеру:

1) приказ на осуществление представительских расходов (проведение мероприятия или другие цели);

2) программу планируемого мероприятия;

3) смету предстоящих расходов;

4) отчет, составленный по результатам проведенного мероприятия;

5) акт о списании представительских расходов;

6) первичные документы по расходам, которые были произведены непосредственно для проведения мероприятия (по приобретению продуктов, канцелярских товаров и прочее);

7) первичные документы по оплаченным расходам услуг сторонних организаций;

8) договоры (на оказание услуг, покупку ТМЦ и прочее).

#3 Беседы с Шахло Абзаловой (Радио Ташкент): Семейное предпринимательство

28.03.2017