Корпоративная карта – правильные и «не очень» платежи

Правила ведения учета движения денежных средств с участием корпоративных карт регулируется Положением «О правилах выпуска банковских карт и их обращения на территории РУз» (МЮ №3294 от 03.04.2021г).

Несмотря на то, что пластиковые карты вошли в наш обиход не так давно, они прекрасно вписываются в нашу современную жизнь. Однако, споры вокруг правильности или неправильности расходования денежных средств все еще не затихают.

Предлагаю для удобства, в данной статье, разделить все расходы денежных средств на правильные и не правильные платежи.

Правильные и неправильные платежи

Правильные платежи – все платежи, которые производятся в пользу предприятия, такие как покупка канцтоваров для офиса, заправка служебных автомобилей. Я особо отмечаю определение «в пользу предприятия», так в аудиторской практике очень часто встречаю оплату личных расходов держателей (материально-ответственных лиц) карты. Как правило, самыми «злостными нарушителями» Положения являются руководители или собственники предприятий. Аргументация данных расходов очень простая – «это и так мои деньги, трачу как хочу».

В целом да, все активы принадлежат в конечном итоге акционерам и собственникам предприятия, однако не стоит забывать о налогообложении по неправильным платежам с корпоративной карты.

Не правильные платежи — это покупки с помощью корпоративных карт для личных нужд для руководства и собственников предприятия – являются доходом физических лиц, и, следовательно, подлежат налогообложению.

Давайте рассмотрим несколько примеров:

Оплата расходов по обедам или ужинам в ресторанах. Обычно руководство сообщает, что проводился обед с потенциальными клиентами или партнерами. Согласна, такие расходы вполне логичны для бизнеса в целом, однако также необходимы и подтверждающие документы: приказ на проведение данной встречи с указанием цели встречи, отчет о проведенной встрече, чеки и расшифровки со стороны ресторана. Особого внимания заслуживают случаи, когда держатель карты утверждает, что обедал с потенциальным клиентом, в то время как в расшифровке к чеку указано:  плов – 1 порция, салат – 1 порция. Напрашивается вопрос: кто-то ел, а кто-то смотрел?

Или, например, оплата за интернет дома у руководителя. Аргументация аналогичная – использую интернет дома в нерабочее время для нужд бизнеса. Можно допустить и такое, но где документы, подтверждающее разрешение использования денег предприятия на данные нужды, где расчет заработной платы за сверхурочные часы?

Данные расходы без соответствующей аргументации и подтверждающих документов будут включены в доход держателя карты, и соответственно, будет удержан налог на доходы физических лиц.

Документооборот

В качестве отчетных документов служат оригиналы квитанций платежных терминалов, а также электронные чеки, квитанции, оповещения и иные методы, позволяющие идентифицировать стороны электронной коммерции, инвойс (счет-фактура) и иные документы, предусмотренные законодательством.

При использовании корпоративной банковской карты для оплаты командировочных расходов держатель корпоративной банковской карты обязан после возвращения из командировки представить в бухгалтерию отчет об израсходованных посредством корпоративной банковской карты суммах.

Держатель корпоративной банковской карты обязан не позднее 10 дней со дня получения под отчет корпоративной банковской карты представлять в бухгалтерию юридического лица отчет об израсходованных посредством корпоративных банковских карт средствах.

Безусловно, пользоваться корпоративной банковской картой удобно: круглосуточный доступ к денежным средствам компании, быстрота проведения оплат, но во избежание нарушений законодательства не забывайте перечитывать нормативно-правовые акты и советоваться со своим бухгалтером или аудитором!