Электронный документооборот

документооборот

Закон «Об электронном документообороте» вышел в 2004г, однако на сегодняшний день только малая часть предприятий полностью перешла на систему электронного документооборота.

Активно используется электронный документооборот по операциям:

Банковские платежи;

Отправка налоговой и статистической отчетности;

Таможенные операции.

Думаю, основная причина непопулярности электронного документооборота в недоверии к нему. Поэтому решила написать небольшой обзор.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот представляет собой совокупность процессов отправки и получения электронных документов через информационную систему.

Электронный документооборот может использоваться для совершения сделок (в том числе заключения договоров), осуществления расчетов, официальной и неофициальной переписки и передачи иной информации.

Обязательными реквизитами электронного документа являются:

электронная цифровая подпись;

наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество физического лица — отправителя электронного документа;

почтовый и электронный адрес отправителя электронного документа;

дата его создания.

Что такое электронная цифровая подпись

электронная цифровая подпись — подпись в электронном документе, позволяющая установить отсутствие искажения информации в электронном документе и идентифицировать владельца закрытого ключа электронной цифровой подписи.

Юридическая сила электронного документа

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Часто задают вопрос: можно ли предоставлять электронные документы при плановой проверке?

Так как электронный документ и бумажный документ имеют равную юридическую силу, при проверке можно предъявлять электронные документы.

Подписи с обоих сторон

Электронный документ считается отправленным, если он отправлен непосредственно отправителем электронного документа или его информационным посредником.

Временем отправления электронного документа считается время его отправки, которое не может быть отменено отправителем электронного документа.

Временем получения электронного документа считается время поступления электронного документа по электронному адресу через информационную систему, указанную получателем электронного документа;

электронный документ считается полученным в месте нахождения получателя электронного документа, даже если информационная система, посредством которой получен электронный документ, находится в другом месте.

Защита информации

Защита электронных документов при электронном документообороте осуществляется в целях предотвращения нанесения ущерба участникам электронного документооборота или иным юридическим и физическим лицам в порядке, установленном законодательством.

Защита информации обеспечивается закрытыми и открытыми ключами.

закрытый ключ электронной цифровой подписи — последовательность символов, полученная с использованием средств электронной цифровой подписи, известная только подписывающему лицу и предназначенная для создания электронной цифровой подписи в электронном документе;

открытый ключ электронной цифровой подписи — последовательность символов, полученная с использованием средств электронной цифровой подписи, соответствующая закрытому ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;

Хранение электронных документов

При хранении электронных документов должна обеспечиваться возможность доступа к ним и предоставления их копий на бумажном носителе.

Срок хранения электронного документа должен быть не меньше, чем срок, установленный для документа на бумажном носителе аналогичного назначения, если иное не предусмотрено законодательством.

В заключении хочу отметить, что электронный документооборот позволяет не только экономить бумагу (и сохранять леса), но и существенно снижает расходы по времени: распечатка, подпись, доставка, ожидание подписи у клиента или поставщика, возвращение документа.

13.03.2018