Какой финансовой болезнью заражена ваша компания? Устройте себе диагностику!

диагностика

Как узнать что вам пора на диагностику? Обычно первыми звоночками становятся легкие недомогания, например:

  • Вы не можете в любой момент времени сказать сумму прибыли вашей компании;
  • Компания зарабатывает много, продажи идут, но дивидендов становится все меньше;
  • Уже в пятый раз вы платите штраф из-за невнимательности сотрудников.

Почему эти легкие недомогания мы называем существенными рисками? Давайте рассмотрим несколько примеров:

  • Чем грозит неосведомленность о реальных показателях прибыльности компании? Незнание основных показателей прибыли — действительно острая проблема для многих предпринимателей, несмотря на то, что зарабатывать деньги – один из основных мотивов занятия бизнесом.

Очень часто при проверке мы обнаруживаем, что предприятие продает свои товары ниже себестоимости, то есть в убыток себе. Такие новости приводят в состояние шока руководителей и собственников. Ведь они ориентировались на рыночные цены, вкладывали очень много времени, сил и денег в создание товара или услуги, а в итоге получают убытки из-за неправильных расчетов.

В итоге компании приходится или резко повышать цены, или переходить на другой продукт, а в самом худшем случае закрываться из-за банкротства. Жаль, ведь большинство из них создавали действительно уникальные и полезные вещи.

  • О чем говорит постоянная оплата штрафов? О том, что система внутреннего контроля находится не в лучше форме, а это существенные риски для бизнеса в целом.

Случай из практики:

Фирма решила расширить свое влияние на рынке за счет предоставления еще нескольких видов услуг. Рынок очень позитивно воспринял эту инициативу, результаты продаж очень радовали владельцев.

Когда мы пришли на аудит фирмы, выяснилось, что для осуществления нововведенных видов деятельности необходима лицензия. В соответствие с налоговым законодательством, чем больше сумма нелицензионного дохода, тем больше сумма штрафа.

Почему фирма не получила лицензию, ведь для этого не было никаких ограничений? Потому, что система внутреннего контроля, в данном случае бухгалтер, юрист и маркетолог, не уведомили об этом руководство. В итоге фирма получила убытки в виде штрафа, а также изъятия выручки.

Еще несколько лет назад – у нас была похожая ситуация: мы, являясь специалистами в области финансов, не могли понять почему зарабатывая в принципе неплохие деньги – все равно не можем выйти в прибыль, не могли в любой момент времени сказать точную сумму прибыли или убытка, спрогнозировать уровень доходности компании.

Мы работали по 14 часов в сутки, практически не видели свои семьи, но все равно не могли достичь положительного баланса из месяца в месяц, каждый раз казалось, что еще немного и мы уже будем в прибыли.

Однажды мы пришли к тому, что надо бы продиагностировать каждый бизнес процесс и выяснить, где наша черная дыра, которая съедает все наши деньги и время. Сделать это самостоятельно очень сложно, потому что ежедневно, день за днем находясь в процессе практически невозможно посмотреть на ситуацию объективно. С помощью партнерской компании мы прошли диагностику, выявили наши слабые места, ошибки и последствия.

Конечно, от бизнес рисков никто не застрахован, однако, мы уверены, что большую часть можно предотвратить или хотя бы снизить риски последствий, однако, и для этого нужно знать ЧТО именно не так.

Лучше заранее, чем никогда

Каждый бизнесмен, добившийся определенного уровня развития и благосостояния, начинает задумываться о безопасности своего бизнеса. Если для маленьких компаний безопасность не является приоритетом, потому что потери там небольшие, то для крупных компаний – ставки действительно высокие.

Только представьте, что все, чего достигла ваша компания или вы лично, может быть потеряно, только потому, что вы неправильно оформили документы, не заплатили соответствующие налоги, не учли какие-либо пункты договора.

За время работы нашей к компании мы проконсультировали более двух сотен предпринимателей, мы искренне радуемся каждый раз, когда удается помочь. Но есть и случаи, когда мы просто бессильны. Все эти случаи объединяет один фактор – слишком позднее обращение.

Компания А обратилась к нам за помощью к подготовке к проверке, которая была назначена уже через 2 дня. За эти два дня мы полностью подготовили необходимые документы, привели в порядок учетные регистры, проконсультировали сотрудников по проблемным моментам. Выяснили, что одна из самых крупных операций по реализации активов, совершенных в проверяемый период, была произведена некорректно:

  • во-первых, неправильное оформление документов и соответственно право собственности не перешло покупателю,
  • во-вторых, неправильный расчет налогооблагаемой базы и соответственно недоплата налогов на сумму более 1 миллиарда сум,
  • в-третьих, предприятие на момент заключения договора вообще не имело право продавать данный актив.

В итоге, предприятие было оштрафовано на сумму большую, чем месячный оборот и это не считая обязательства по уплате налогов. На руководство были заведены уголовные дела.

К сожалению, мы не смогли им помочь, потому что компания обратилась к нам слишком поздно. За два дня исправить сложившуюся ситуацию просто не представлялось возможным. Часто время играет против нас.

Если бы клиент обратился к нам на момент сделки, во время формирования налоговой или финансовой отчетности, за несколько месяцев до проверки – мы смогли бы исправить ситуацию, восстановить необходимые документы для подготовки актива к продаже и правильному расчету налоговых обязательств.

Люди, занимающиеся бизнесом, привыкли мыслить масштабно, часто они в таких вопросах просто полагаются на своих сотрудников, но от этого результат не меняется: огромные штрафы приходится платить, забирая денежные средства из оборота, то есть фактически забирая деньги у новых направлений, расширения доли на рынке.

Тестирование идей

В течение длительного времени мы с командой обдумывали, как можно избежать таких ошибок или хотя бы уменьшить риски. Мы проанализировали каждый случай, встреченный нами в практике, и выяснили общую закономерность: если бы клиент своевременно получил необходимую информацию, то смог бы отказаться от сомнительной операции или сделать ее правильной.

С того времени мы начали рекомендовать нашим клиентам постоянно посещать обучающие мастер классы для руководителей и собственников, предлагали постоянно повышать профессиональный уровень ответственных сотрудников, консультироваться со специалистами – все это дает неплохой результат.

Но как оказалось, наиболее эффективным методом решения этой проблемы является сочетание проверки и контроля: диагностика процессов и выявление проблемных участков, а также последующий постоянный контроль осуществления мер по их устранению.

Когда мы протестировали эту идею в нашей компании, выяснилось, что:

  • эффективность работы сотрудников серьезно увеличилась – ведь теперь нельзя было придумывать отговорки, что уже столько времени прошло, я и не помню и тд;
  • уменьшились расходы – теперь каждый сотрудник знал, что все проверялось, анализировалось и сопоставлялось;
  • снизилась частота возникновения ошибок – потому что теперь стало легче выявить на каком этапе проявилась некомпетентность;
  • появилась статистика – теперь мы точно знали по каким причинам и на каком процессе возникали сложности, ошибки;

5 шагов обновления: 4 интересных и 1 сложный

Шаг первый – разделите всю деятельность вашей компании на бизнес процессы. Их может быть 5 или 15, если даже не получится сделать это поэтапно, попробуйте писать их вразброс, постепенно объединяя в единую цепочку.

Однажды составляя такую цепочку на крупном заводе, мы выяснили, что у нас имеется целый лишний отдел, который просто дублировал работу нескольких других отделов. Это стало действительно открытием, как для руководства, так и для сотрудников данного отдела.

Шаг второй — диагностика бизнес процессов. На этом этапе попробуйте проследить за работой каждого процесса, выяснить насколько четко каждый сотрудник знает свои обязанности, насколько быстро и качественно совершается операция, как процесс реагирует на какие-либо изменения или необычные операции, как складывается коммуникации с другими процессами.

Шаг третий – разработка мероприятий по расчистке «заторов». Тут потребуется план, который будет включать в себя: задачи, сроки, ответственных исполнителей и контролеров, результаты.

Шаг четвертый – тестирование. Не всегда с первого раза получается составить идеальный план, поэтому не расстраивайтесь и будьте готовы его изменить после тестирования. Однако, не забудьте ограничить время тестирования, потому что «нет ничего более постоянного, чем временное».

Шаг пятый – контроль. Теперь, когда у вас уже есть отличный план, остается этап контроля. И вот тут важно установить периодичность контроля и действительно осуществлять его.

Большинство компаний успешно проходят все четыре шага, но останавливаются на пятом, потому что контроль необходимо осуществлять постоянно, неустанно, а это действительно не просто.

Но, чего не сделаешь ради своего собственного бизнеса?

Наверное, самый интересный пример, происходивший в нашей практике.

К нам обратилась компания со следующим запросом «растет и дебиторская и кредиторская задолженности, при том, что ежедневно на наш счет поступает приличная сумма».

Задача показалось очень интересной, ведь если деньги поступают, значит заказчики платят, тогда почему растет дебиторская задолженность? Если поступают деньги почему они не перекрывают кредиторскую задолженность, тогда почему она растет?

Шаг 1: Мы условно разделили данную задачу на три процесса: отдел реализации и работы с клиентами, отдел закупок и работы с поставщиками и денежный отдел.

Шаг 2: В течение нескольких дней мы просто наблюдали за работой отделов, периодически задавая уточняющие вопросы. И вот, что удалось выяснить:

  • Отдел реализации получил план на год, продать N количество продукции. Следует отметить, что отдел работал отлично, действительно продавал, находил новых клиентов, практически выполнял план. Однако при раздаче плана отделу реализации не сообщили, что ответственность за сбор оплаты за продукцию также лежит на нем, и соответственно каждый сотрудник считал, чтоб сбор оплаты – работа денежного отдела.
  • Отдел закупок также получил план на год, в котором указали что и в каком количестве нужно закупить. И, естественно, было напутствие покупать по минимальной цене. Сотрудники постарались выполнить все обязательства по плану, и даже с некоторым опережением. То есть, покупали все по минимальной цене, но с запасом почти на весь год. Сверяться с денежным отделом на предмет наличия денежных средств или с отделом производства на предмет необходимости закупок, даже не планировали, потому что такого задания не было.
  • Денежный отдел отбивался как мог от кредиторов, стараясь пообещать каждому из них оплату в течение недели. Что самое интересное, действительно отлично старался, потому что за все время работы компании кредиторы не подали ни одного иска в суд.

Итого по результатам обзорной проверки выяснилось следующее:

  • Отсутствие планирования общей работы предприятия;
  • Отсутствие понимания отделов и их сотрудников круга своих обязанностей и задач;
  • Отсутствие коммуникаций между отделами.

Шаг 3: разработка плана мероприятий.

  • Был разработана дорожная карта всего процесса предприятия, то есть как идет сам процесс, на каком участке какие отделы взаимодействуют, какая отчетность и результат ожидается;
  • Сформированы планы. Например, по продажам: указано не только количество проданных единиц, но и утвержден план по сбору оплаты, с указанием размеров, сроков и ответственных лиц;
  • Еженедельные собрания руководителей отделов сотрудниками, где обсуждали задачи отделов и должностные инструкции каждого сотрудника, результаты работы за неделю, работу над ошибками;

Шаг 4: Тестирование и корректировки.

Конечно, не обошлось и без корректировок. В частности, на этапе тестирования не было учтены пункты из долгосрочных договоров  с поставщиками, из-за которых нужны были изменения в план денежных потоков.

Шаг 5: Контроль.

Пока создавались планы и процедуры создавались сотрудники всех отделов были вдохновлены, ведь каждый понимал, что теперь его работа будет облегчена, коммуникации налажены. Однако после 4х месяцев все остановилось, некоторые из отделов вернулись к старой схеме работы. Новые процедуру были внедрены, но из-за отсутствия контроля в целом все мероприятия по устранению заторов – забылись.

Для исправления ситуации мы предложили нанять отдельного человека, в задачу которого бдет входить только контроль за выполнением плана. Что интересно, этого человека мы искали в течение нескольких месяцев, но результат превзошел наши ожидания. Всего один человек смог контролировать, вдохновлять и корректировать почти 70 других сотрудников.

Кризис или возможность оздоровиться

Почему мы решили поделиться своими наработками именно сейчас?

Глобальный кризис набирает обороты, он так или иначе уже коснулся многих компаний. Для нас кризис – это возможность стать сильнее, ведь выживают только те компании, которые готовы сбросить лишнее и оздоровиться.

Мы верим, что диагностика позволит каждой компании улучшиться, сбросить груз ненужных расходов, наладить коммуникации и найти новые возможности там, где раньше их не видели.

Готовы обновиться?

Диагностика – это еще не решение всех проблем, но возможность посмотреть на свой бизнес со стороны, объективным взглядом увидеть свои слабые и сильные стороны.

Мы искренне надеемся, что наша статья придаст вам уверенности на пути к обновлению!

Но если вы еще сомневаетесь, что сможете ли пройти все 5 шагов  – обращайтесь к нам, мы с удовольствием проконсультируем и поделимся опытом!

 

17.10.2016